Kurzer Background:

Eines meiner Kerngeschäfte ist seit über 15 Jahren die Hochzeitsfotografie, auch wenn es auf dieser Seite hier fast nie etwas darüber zu sehen gibt. Das Projekt „Hochzeitsfotografie“ macht bei mir gerade einen großen Change durch, ich setze in Zukunft auf eine geschärftere Brand mit komplett neu entwickelter Webseite. Aber das ist nur die Oberfläche, ich möchte meinen gesamten Kundenzyklus vollständig digitalisieren. Deshalb schreibe ich in diesem Artikel über einen Teil davon.

Los gehts:

Die Hochzeitsplanung ist für Brautpaare oft ein Marathon und für uns Fotografen ist die Verwaltung der Anfragen oft ein Hindernisrennen. Wer kennt es nicht? Eine Anfrage kommt über das Kontaktformular rein, die nächste über Instagram DMs, die dritte über WhatsApp. Irgendwann verliert man den Überblick: Wer hat schon ein Angebot? Wem muss ich noch antworten? Und wo war noch gleich der Termin für das Kennenlerngespräch?

Rückblick: Von Papierordnern zur digitalen Ohnmacht

Wenn ich heute auf mein digitales Dashboard schaue, muss ich oft schmunzeln, wenn ich an meine Anfänge denke. Damals war ich voll analog unterwegs. Für jedes Brautpaar gab es einen physischen Ausdruck und einen eigenen Kundenordner im Regal. Ein Regal voller Jahre und Termine.

Später kamen die ersten Versuche mit Excel-Listen und digitalen Zwischen-Workflows, doch das Problem blieb: Als Fotograf verliert man bei steigender Auftragszahl schlicht die Kontrolle. Namen werden vertauscht, Adressen verwechselt oder – der absolute Albtraum – man vergisst, einen Termin fest in den Kalender einzutragen. Es ist ein schmerzhafter Lernprozess, wenn man merkt, dass die eigene Unorganisiertheit nicht nur unprofessionell wirkt, sondern echtes Geld kostet.

Im digitalen Zeitalter ist die Lösung hier eigentlich ganz einfach und besteht aus drei Buchstaben: API.

APIs sind heutzutage Tür und Tor zwischen verschiedenen Diensten. Hier werden Informationen von A nach B geschoben und digitale Services miteinander verknüpft. Und genau darum geht es im Kern bei einem CRM für mich persönlich: All diese Anfragen aus verschiedenen Kanälen zu bündeln, von dort aus zu organisieren und dann in die gezielte Kommunikation mit meinen Brautpaaren zu treten.

Warum ein CRM in Eigenregie? (Und warum Pipedrive, Monday & Co. für mich scheiterten)

Natürlich habe ich mir die „Platzhirsche“ wie Monday oder Pipedrive angeschaut. Und ich habe auch ein paar spezialisierte Anbieter ausprobiert, die für Hochzeitsfotografen bereits bestehen. Doch ich stieß immer wieder auf dieselben Barrieren:

1. Overkill: Mein Geschäft ist spezialisiert. Ich brauche kein System, das auch noch Rechnungen schreibt und komplexe Sales-Teams verwaltet.
2. Einrichtungs-Hölle: Es hat sich oft wie Arbeit für das Tool angefühlt. Das Zurechtbiegen von Feldern und Labels war mühsamer als die Verwaltung selbst.
3. Die Ästhetik-Falle: Als Fotograf bin ich ein visuell geprägter Mensch. Für mich ist das Benutzen einer Software wie das Fahren eines Fahrrads: Wenn der Sattel nicht passt, die Kette hakt oder die Ergonomie einfach nicht stimmt, macht es keinen Spaß. Und was keinen Spaß macht, benutzt man nicht gern – und damit auch nicht effizient.

Ich brauchte kein „Feature-Monster“. Ich brauchte eine visuell klare Pipeline, die exakt meinen Workflow abbildet. Ein Tool, das sich nicht wie eine fremde Tabellenkalkulation anfühlt, sondern wie ein Teil meiner Marke.

Ich nutze auch weiterhin Copper als zusätzliches CRM für meine Basis-Kundendaten wie Telefonnummern, Adressen und Namen. Einfach deshalb, weil Copper hervorragend mit Gmail verknüpft ist. So weiß ich jederzeit, welchen letzten E-Mail-Kontakt ich mit dem Kunden hatte, und kann über die App Kontakte schnell pflegen und mit Google synchronisieren. Wenn man mehrere Systeme benutzt, heißt das ja nicht, dass sie sich ausschließen müssen. Es kommt auf die Verbindung an. Copper bietet in den höheren Tarifen beispielsweise eine API an, die ich jederzeit ansteuern könnte. Aktuell nutze ich das zwar noch nicht, aber sobald ich den Mehrwert sehe, wäre es ein Leichtes, dies zu implementieren.

Teil 1: Design als Produktivitätsfaktor

Warum Eigenbau? Weil Design für mich kein Luxus ist, sondern die Basis für effizientes Arbeiten. In meinem eigenen System habe ich die volle Kontrolle über das Look-and-Feel. Ich habe die Benutzeroberfläche exakt an meine Markenfarben und meine Brand Identity angepasst.

Das Ergebnis: Das CRM fühlt sich nicht wie ein Fremdkörper an, sondern ist nahtlos in mein Business integriert. Wenn ich das Dashboard öffne, „sitzt“ alles. Und nur wenn ein Tool wirklich gern genutzt wird, entfaltet es seine volle Wirkung im stressigen Hochzeitsalltag.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt ist heutzutage Mobile First. Da die meisten Apps und Dienste natürlich über das Smartphone genutzt werden, ist es mir als Hochzeitsfotograf extrem wichtig, auch unterwegs schnell auf Kundendaten, Ereignisse und Abläufe zugreifen zu können. Dieser Ansatz ist in vielen Apps meiner Meinung nach nicht sauber umgesetzt oder hängt zu stark von fremden Bedürfnissen ab. In meiner eigenen Pipeline konnte ich das so umsetzen, wie ich es wirklich brauche.

Teil 2: Vibe-Coding – Die Brücke zwischen Wissen und Machen

Hier kommt meine persönliche Geschichte ins Spiel. Ich habe zwar eine IT-Ausbildung abgeschlossen, habe mich aber nie als vollwertigen Programmierer gesehen. Ich verstehe die Logik von Datenbanken und Web-Strukturen, aber mir fehlte die Zeit, mich in die Tiefen jeder Syntax einzuarbeiten.

Hier ist Vibe-Coding der Gamechanger. Ich bin der Architekt, der die Logik versteht, während eine KI wie Claude der Junior-Entwickler ist, der den Code schreibt. Noch nie war es so einfach, qualitativ guten Code zu erzeugen, ihn in wenigen Stunden online zu bringen und ein Produkt zu kreieren, das im Einsatz wirklich effizient ist.

Mein Tech-Stack:

• Next.js & TypeScript: Für eine blitzschnelle, moderne Oberfläche.
• PostgreSQL: Als solide Basis für alle Kundendaten.
• Tailwind CSS: Damit das Design exakt so aussieht, wie ich es als Visueller brauche.

Vibe-Coding hat insbesondere in den letzten sechs Monaten einen extremen Schub gemacht. Ich habe lange Zeit mit Anbietern wie Lovable oder Base44 experimentiert und mir diverse Apps gebaut. Insgesamt war ich aber nicht zufrieden, da die Preismodelle oft schwierig sind und man beim Code-Export meist auf teure Pläne angewiesen ist. Seit Claude mit dem Modell Opus 4.5 und 4.6 auf dem Markt ist, hatte ich mehrere Aha-Momente. Schon der erste Entwurf meines CRM war optisch so nah an meiner Vorstellung, dass ich verblüfft war.

Es ist jedoch wichtig zu erwähnen: Die Planung im Vorfeld hat entscheidenden Einfluss darauf, wie gut die KI die Idee umsetzt. Es ist total wichtig, Logiken, Tech-Stack und Abläufe vorher zu konzipieren.

Fakten auf den Tisch: Zeitaufwand, Kosten und Skill-Level

Je nach persönlicher Ausgangslage kann es natürlich etwas dauern, sich in das Thema einzuarbeiten. Ein Cloud-Modell zu nutzen, ist nicht sonderlich kompliziert, aber Serverlandschaften und APIs im Allgemeinen zu verstehen, braucht schon etwas Vorwissen.

Ich habe mein CRM-Tool, mit dem ich jetzt produktiv arbeite, innerhalb von wenigen Tagen fertiggestellt. Ich habe täglich etwa 3 bis 4 Stunden investiert und hatte wirklich großen Spaß dabei. Ich musste mich fast bremsen, nicht länger zu machen, als meine Augen vertrugen. Es hat im Grunde aber auch nur so lange gedauert, weil Claude Code hier starke Limits hat und man dann doch mehrfach am Tag warten muss, bis das 5-Stunden-Zeitfenster aufgehoben ist.

Finanziell gesehen: Ich habe den Claude-Standardplan für 20 Euro im Monat genutzt und GitHub Copilot (die ersten 30 Tage sind sogar kostenlos). Das bedeutet: Die Erstellung des Codes an sich hat mich keine 30 Euro gekostet. Wenn man die Serverkonfiguration beiseite lässt, haben sich Zeit und Kosten nach nur wenigen Wochen im täglichen Einsatz mit Kunden bereits amortisiert. Die Erfahrungen aus diesem Projekt zeigen jedoch, dass ich den GitHub-Copiloten deutlich besser finde. Er erlaubt hier auch einfach viel mehr Requests als die Anfragen im Claude-Basisabo.

Teil 3: Self-Hosting & Professionalität nach außen

Anstatt Cloud-Lösungen wie Vercel oder Google Cloud zu nutzen, habe ich mich für einen Hetzner VPS auf deutschen Servern entschieden. Das hat entscheidende Vorteile:

1. DSGVO ohne Kompromisse: Ich weiß genau, wo die sensiblen Daten meiner Paare liegen. In meiner Hand, auf deutschen Servern. Die technische Pflege ist für mich überschaubar.
2. Die „Eine-Welt“-Experience: Über meine eigene Domain kann ich Subdomains anlegen, die meinen gesamten Tech-Stack verbinden. Ob das CRM unter crm.meinedomain.de läuft oder andere Tools – für den Kunden sieht alles nach einer Einheit aus. Das zahlt massiv auf Vertrauen und Professionalität ein.
3. Kostenkontrolle: Bei Hetzner sind die Kosten fast im Minutentakt kontrollierbar. Ich bezahle nur, was ich nutze (unterer zweistelliger Euro-Bereich), ohne lange Vertragsbindung. Ein Server kann jederzeit up- oder downgeloadet werden.
4. Verantwortung & Backups: Wer selbst hostet, trägt Verantwortung. Backups sind hier essenziell. Hetzner bietet integrierte tägliche Backups an. Zusätzlich habe ich meinen Server so konfiguriert, dass die Datenbank separat auf einen externen Service gesichert wird. Sollte also etwas schiefgehen, sind die Daten sicher.

Teil 4: Vorher vs. Nachher – Struktur schafft Freiheit

Der Unterschied ist gewaltig.

• Vorher: Zettelwirtschaft, Excel-Chaos und das ständige Gefühl, etwas Wichtiges vergessen zu haben.
• Nachher: Ein System, das „passt“. Keine Namen werden mehr vertauscht, kein Follow-up wird vergessen und Anfragen kommen zentralisiert rein.

Wenn ich heute ein Brautpaar kontaktiere, bin ich perfekt vorbereitet. Das schafft eine Professionalität, die Paare sofort spüren. Die Technik tritt in den Hintergrund und lässt Platz für die Beziehung zum Menschen.

Ein Beispiel: Das Brautpaar bekommt nach einem Beratungsgespräch einen Buchungslink. Darüber werden alle Informationen geprüft, es erfolgt eine digitale Unterschrift und mit einem Klick wird ein PDF-Vertrag erzeugt, korrekt abgelegt und dem Paar zugestellt. Kein Mail-Pingpong mehr – stattdessen maximale Zeitersparnis für beide Seiten.

Teil 5: Die Vision – Vom Fundament zur vollständigen Automation und Digitalisierung

Das System ist erst der Anfang. Da ich die Hoheit über den Code habe, baue ich stetig weiter:

1. Automatisierte Follow-ups: Das System erinnert mich visuell an Handlungsbedarf.
2. Vertrags- und Kommunikationsabwicklung: Ich habe das System mittlerweile so weit ausgebaut, dass die Vertragserstellung vollautomatisch abläuft. Auch die spezifische Hochzeitskommunikation (was passiert wann) wird zentralisiert gespeichert.
3. Kalender-Sync: Nahtlose Integration meiner Termine ohne Drittanbieter-Chaos ist in Planung!

Das Ziel ist ganz klar, voll-automatische Abläufe und maximal sauberer Ablauf, vorallem für die Brautpaare.

Fazit: Individuelle Lösungen für individuelle Businesses

Mein wichtigstes Learning? Man muss kein Vollzeit-Entwickler sein, um sich eine eigene Business-Infrastruktur zu schaffen. Ein Grundverständnis für IT gepaart mit moderner KI-Unterstützung reicht völlig aus, um Tools zu bauen, die nicht nur funktionieren, sondern auch gut aussehen.

Self-Hosting gibt mir die Kontrolle zurück, und das individuelle Design sorgt dafür, dass ich mein CRM nicht nur besitze, sondern auch leidenschaftlich gern nutze.

Wie sieht das bei euch aus? Kämpft ihr noch mit Standard-Lösungen, die sich wie ein Fremdkörper anfühlen, oder habt ihr euch auch schon mal an etwas Eigenes gewagt? Mich würde brennend interessieren, ob euch Ästhetik bei euren Tools genauso wichtig ist wie mir – oder ob am Ende doch nur die reine Funktion zählt. Schreibt mir eure Erfahrungen gerne mal in die Kommentare!